محاضر الاجتماع: كيفية تدوين النقاط التي تدعم الاجتماعات المهمه!

محاضر الاجتماع: كيفية تدوين النقاط التي تدعم الاجتماعات المهمه!

قراءة من كتاب

البطل المجهول في اي اجتماع هو الشخص المسؤول عن تدوين و كتابة محضر الاجتماع لأنه من يعيد صياغة الاجتماع و يحدد القرارات بعد أن يكون الحاضرين قد انصرفوا. ولذلك المدون الماهر هو من يقوم بفلترة النقاشات و يستخلص منها القرارات المهمه.

في هذا الكتاب تشرح مستشارة الاتصال جوتمان جوانا الجوانب المهمه لتدوين محاضر الاجتماعات و كيف أن اجتماع مهم قد يصل لساعات طويلة و ينتهي بدون فائدة تذكر. وملخص ماتم التاكيد عليه هو الاتي:

  • ضرورة حصول كل الحاضرين للاجتماع نسخة من محضر الاجتماع
  • سد الفجوة بين الحاضرين للاجتماع و اولئك المهمين الذين لم يتمكنوا الحضور
  • كتابة جميع التوصيات و اسماء الاشخاص المسؤؤلين عن كل توصية
  • مراجعة التوصيات قبل مغادرة غرفة الاجتماعات
  • ضرورة معرفة مكان حفظ المحاضر للجميع

 

كما نوهت الكاتبه ان الكثير من الاشخاص المسؤولين عن التدوين لا يملكون المهارة المطلوبة . و اوضحت ان البعض يرى سرعة الكتابة أهم من معرفة ماذا كتب , وذكرت الخطوات المهمه لما بعد الاجتماع و هي:

  • كتابة المسودة الاولى اليوم الثاني للاجتماع
  • اليوم الثالث التاكد من مراجعة و موافقة ريئس الاجتماع لما كتب في المحضر
  • اليوم الرابع مشاركة المحضر مع الحضور
  • قبل الاجتماع التالي مراجعة التوصيات مع كل مسؤول
  • واخيرا مراجهة لتوصيات مع الريئس للتاكد من انها ما زالت مطلوبه

 

Twitter : dhaferay

عبدالله الظافر

 

 

 

شاركها
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

جار التحميل...