١٤ نصيحة لكتابة بريد إلكتروني مهني/احترافي

في ليلة ماضية قدمت وزميلي أ. عبد الله الغامدي ورشة عمل حول أساسيات كتابة البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية، ويمكن الاستفادة منها حين نكتب البريد باللغة العربية بالتأكيد، تم تلخيصها لاحقًا في ١٤ نقطة جاءت كما يلي:

١- في خانة العنوان اكتب عنوانًا مختصرًا تخبر فيه المستقبل لبريدك لماذا أرسلت له، وإذا كنت تريده أن يفعل شيئًا فاذكر ذلك باختصار في نفس العنوان.

استخدم كلمة Urgent قليلاً وعند الضرورة مع توضيح سبب الاستعجال، مثل مخاطبة السفارات حول الفيزا أو السفر أو غيرها، ولا تكررها لأنك إذا كررتها أو لم تكن عاجلة بالفعل فستكون النتائج عكسية وقد تتأخّر معاملتك.
تذكّر أن العاجل عندك ليس بالضرورة عاجلاً عند غيرك، فراعِ الأحوال والظروف وحسن التواصل.
٢- إذا بدأت بـ Dear فاختم بـ Regards
هذا هو الشائع.
بعضهم يقول إذا بدأت بـ Dear ثم الاسم فاختم بـ Yours sincerely
وإذا بدأت بـDear ثم Sir أو Ms فتختم بـ
Yours faithfully
ومهم أن تعرف أن:
Mrs للمتزوجة
Miss لغير المتزوجة
Ms إذا كنت لا تعرف
وإذا كنت تراسل شركة أو جهة حكومية ولا تعرف شخصًا بعينه فاكتب:
Dear Sir/Madam
أو
Dear Madam/Sir
٣- ابدأ بريدك بجملة لطيفة مثل:
I hope this email finds you well
هل تقول: I wish
Wish تستخدم للتمني للحصول على شيء في المستقبل، وتستخدم أيضًا للشيء الصعب جدًا أو المستحيل، فمن الأفضل تجنبها في بداية الإيميل.
٤- بعد ذلك اذكر طلبك بوضوح وليس بصيغة الأمر المباشرة، اجعله واضحًا في جملتين أو ثلاث أو أكثر حسب الموضوع، ومن الجيد والمهم الإشارة إلى لقاء أو مكالمة تمت بينك وبين الشخص المرسل إليه.
من علامات البريد المختصر أن يستطيع قارئ بريدك قراءته كاملاً دون أن يحتاج إلى تحريك الشاشة للأسفل.

٥- إذا كنت تريد من المُرسَل إليه أن يرد عليك فاذكر ذلك صريحًا في نهاية الإيميل، ولا تتوقع منه أن يفهم ذلك دون أن تطلب ذلك منه.

٦- اهتم باللغة “السبلنق والقرامر والصياغة”؛ لأن ذلك يعكس مستوى تعليمك.

٧- انتبه لعلامات الترقيم، نحن -كعرب- قد نُكثر من علامات التعجّب دون حاجة لها.

٨- تجنّب الاختصارات قدر الإمكان، ولا تفترض أن الناس يفهمونها.

٩- في حال الرد، استعمل الكلمات ذاتها “المهمة تحديدًا” التي استعملها الُمرسِل.

١٠- استخدم توقيعًا فيه اسمك ووسائل التواصل.
بعض الناس يضع رسالة أو عبارة في الأخير وهذا أمر راجع لك.

١١- إذا أعجبتك صياغة بريدٍ ما فانسخها في جهازك واستعملها لاحقًا مع تعديل ما يلزم.

١٢- الأفضل كتابة اسم الشهر وليس رقمه، حتى لا يلتبس على القارئ الاستعمال الأمريكي الذي يبدأ بالشهر بغيره الذي يبدأ باليوم.

١٣- إذا كان البريد طويلاً وفيه تفاصيل فيُفضّل وضعها في نقاط تسهيلاً لإيصال الفكرة، أما إذا كنت واثقًا من لغتك فاكتبها في فقرات “باراقرافز”.

١٤- لا بد من أن تُشير للمرفقات إذا أرفقت بعض الملفات، وتكون الإشارة لها في بداية البريد وليس في خاتمته.

بقلم الكاتب/ د. يوسف النملة
Twitter: @YousefAlnamlah

شاركها
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

جار التحميل...