مثلث التفويض

أن تكون مشغولاً هذا أمر جيد، إنه أفضل حتى من عدم قيامك بأي شي ولكن ما لا يدركه الكثير من الناس هو أن الانشغال لا يعني دائما أنك “مُنتج” و أيضاً “كلما زاد الوقت الذي تستغرقه لإتمام مهمة ما فهذا لايعني المزيد من النجاح”، يقع الكثير من الناس في هذا الفخ لأنهم يملؤون يومهم بمهام صغيرة تُنتج في بعض الأحيان نتائج أو مخرجات قليلة مقابل الوقت والجهد الذي بذلوه.
إن فهم كيف ومتى وأين يتم القيام بالمهام أمر ضروري للحفاظ على مستوى عالٍ من الإنتاجية سواء على المستوى الشخصي أو المهني لقيادة فعّالة.
قد تكون سمعت بمصطلح “التفويض” كثيرًا في عالم الأعمال، إنه ببساطة طريقة فعّالة لتنفيذ أو تجنّب العمل.
التفويض يعني الاستفادة من الوقت والجهد بالاستعانة بمصدر خارجي (شخص اخر) لمنحك الفرصة التي تحقق من خلالها الجودة في النتائج النهائية.

هل سمعت بـ ” مثلث التفويض”من قبل؟
هناك ثلاثة أنواع من المهام التي تندرج تحت “مثلث التفويض” وهي:

أولاً: المهام التي لا تستمتع بها

وهي المهام التي تعرف كيفية القيام بها ولكنك لا تستمتع بها.

ثانياً: المهام التي لا يجب عليك القيام بها

وهي المهام التي تعرف كيفية القيام بها وتستمتع بها ولكنها قد لا تكون أفضل ماتستغل به وقتك.

ثالثاً: المهام التي لا يمكنك القيام بها

وهي المهام التي تحتاج فعلياً إلى القيام بها لكنك لا تملك المهارات أو الخبرة الكافية لإتمامها.

جرّب أن تتفحّص المهام والمسؤوليات اليومية الخاصة بك وحاول تصنيفها تحت هذه الفئات الثلاث، باستخدام مثلث التفويض يمكنك تحديد المهام التي تستحق التنفيذ أو التفويض.
في البداية قد يبدو من السهل عليك تصنيفها ولكن في كثير من الأحيان ستجد أنها أصعب مما تظن، وحتى تُحرز تقدماً فإنك تحتاج إلى التنازل عن بعض المهام، فكر دائما في الصورة الأكبر وفي المواعيد النهائية لكل مهمة والتي هي بمثابة التزام لنفسك فوقتك ثمين.
لذلك، إذا كانت المهمة التي تركّز عليها تبعدك عن التقدّم نحو هدفك فقد يكون حان الوقت للتخلي عنها في الوقت الحالي وبالإمكان العودة إليها لاحقاً.

جرّب أن تبدأ الآن

ألقِ نظرة سريعة على مهامك الحالية أو المهام التي خططت لها هذا الأسبوع، ما هي المهام التي تندرج تحت “مثلث التفويض”؟ ماهي المهام التي بإمكانك تحديدها على الفور والتي يجب عليك تفويضها ؟

الخوف من التفويض

بالرغم من أن التفويض يعزز الإنتاجية لكن ليس كل الأشخاص قادرين على التفويض لماذا؟.
– يستاء البعض من فكرة أن شخصاً آخر قد يحصل على الفضل في إنجاز المهمة.
– عدم الثقة، قد لايمانع الشخص على التفويض من حيث المبدأ ولكنه يخشى ألا يتمكن الشخص المفوّض من التعامل معها باحترافية.
– الاعتقاد بأن الاخرين مشغولين فعلا فيترددون عن تفويضهم خشية زيادة أعبائهم.
– قد ينخدع الشخص بالمهمة فيعتقد أنها بسيطة فيقوم بها بنفسه.
– يكره بعض الأشخاص فكرة التفويض للمهام التي يشعرون بالاستمتاع في تأديتها.
– يشكك البعض من أنه في حالة تفويضهم لمهامهم فإن من هو مسؤول عنهم سيعتقد أنه شخص لا يتحمل عبء مسؤولياته.

كيفية تفويض العمل بفعالية

يساعد فهم مواهب وقدرات الأشخاص على التفويض الصحيح للعمل لتحقيق أفضل النتائج ولكن عندما تقرّر تفويض مهمة وحتى تكون متأكداً من تفويضك الصحيح لها اسأل نفسك الأسئلة الآتية:

– هل يجب أن تكون أنت مسؤولاً عن هذه المهمة؟ أو هل يمكن لشخص آخر تولّيها؟
– هل هذه المهمة تتطلب مراقبتك لها لتكون ناجحة؟
– هل سيساعد هذا العمل شخصاآخر على تطوير مهاراته؟
– هل لديك الوقت لتعليم شخص ما كيفية القيام بهذا العمل؟
– هل تتوقع أن تتكرر مهام من هذا النوع في المستقبل؟

تعيين أفضل شخص لهذه المهمة

– يجب عليك تمرير المهمة إلى الشخص المناسب، ففي العمل هدفك هو خلق موقف تمتلك فيه أنت وشركتك والموظف تجربة إيجابية.
– فكر في مهارات أعضاء الفريق، رغبتهم في التعلم، وأساليب عملهم واهتماماتهم، سيكونون قادرين على تنفيذ العمل بشكل أكثر فاعلية إذا كانوا مهتمين وقمت بتمكينهم وامنح الموظفين فرصة لاختبار نقاط قوتهم.
– قد يحتاج الموظفين عديمي الخبرة إلى مزيد من التدريب، فإذا لم يكن لديك الوقت الكافي لذلك فليس من العدل تفويض المهام إليهم.
– تأكد من مدى انشغال موظفيك، فآخر شيء تريد القيام به هو إرباك موظف من خلال منحه الكثير من المسؤوليات.

بناء الثقة

بعد العثور على الشخص المناسب، لا يزال يتوجب عليك تشجيعه على تحمل المسؤولية الجديدة، دعه يعرف سبب اختيارك له فعندما تظهر للآخرين أنك تأخذ بيدهم وتدعم تطويرهم، فإنك تبني جسراً من الثقة ومن المرجح أن يتم استثمار الموظفين الذين يرون في المهام المفوضة إليهم فرصاً للنجاح.

كن واضحا ومحدداً


من الأهمية أن تشرح للموظفين سبب تفويضهم، وما الذي تتوقعه منهم، ومتى يجب الانتهاء من العمل، فمن خلال تحديد توقعات واضحة يمكنك مساعدتهم في التخطيط والتنفيذ السليم.

دعم الموظفين

للإطلاع على أفضل النتائج الممكنة للتفويض، يحتاج مرؤوسوك إلى موارد ودعم، قم بمساعدتهم في جانب التدريب وتوفير المواد اللازمة لإتمام المهام، بالإضافة إلى أن تقديم المعلومات وإنشاء مساحة لهم لتلقي الملاحظات والآراء فهذه طريقة جيدة لضمان سير المهام بشكل جيد.

لاحظ الجهود وأظهر التقدير

أثناء التقدّم في سير عملية تنفيذ المهام، تعرف على المهام الصغيرة المنجزة وأظهر التقدير لمنفذيها واحتفل بكل نجاح يحرزونه، سيكونون أكثر فاعلية وتفانياً إذا عرفوا أنك تلاحظ جهودهم.

 

 

بقلم الكاتبة/ زينة بنت عبدالرحمن العمر

Twitter: @alomarzh

شاركها
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

جار التحميل...