فن إدارة الاجتماعات
تُعد الإجتماعات في مكان العمل من أكثر وسائل الاتصال أهمية بين الموظفين، وتأتي أهميتها لدورها الحيوي كوسيلة اتصال فعالة بين الإدارات بمختلف مستوياتها وبقية الموظفين في المنظمة. لكن في بعض الأحيان تفتقد هذه الاجتماعات للتنظيم مما يجعلها مَضيعة للوقت. لذلك، فإن إدارة الإجتماعات فن يجب على كل إداري ان يتقنه لكي يتمكن من عقد اجتماع عمل ناجح. فعملياً، المدير يتمتع بصفتين أثناء الإجتماع فهو مناقش شأنه شأن الأعضاء الآخرين ،كما أنه رئيس الإجتماع الذي يتولى تنسيق الإجتماع وإدارته.
هناك العديد من الخطوات المهمه التي يجب على المدير أن يتخذها لعقد اجتماعات عمل ناجحة. ويُمكن توزيع هذه الخطوات بناءً على وقت اتخاذها الى ثلاث فئات:– ماقبل الإجتماع– أثناء الإجتماع– مابعد الإجتماعماقبل الإجتماع :١- تحديد أهداف الاجتماع: يجب أن يكون جميع الأعضاء على دراية بهدف الإجتماع.٢- تحديد برنامج عمل للاجتماع (Agenda ): يجب على قائد الإجتماع إرسال برنامج عمل الإجتماع لجميع الأعضاء قبل الإجتماع بوقت كاف لكي يتمكنوا من الإستعداد للإجتماع.٣- تحديد وقت بداية وانتهاء الاجتماع.فأسوأ الإجتماعات هي التي لا يعلم الأعضاء متى سوف تنتهي !٤- اختيار المكان المناسب للاجتماع: لابد أن يكون مكان الإجتماع يتسع للجميع، وأن متطلبات الراحة متوفرة فيه مثل الإضاءة والتكييف وأجهزة العرض.٥- توزيع المهام بين الأعضاء: فأحد الأعضاء يكون مسؤول عن متابعة وقت بداية ونهاية الإجتماع. وعضو اخر يكون مسؤول عن متابعة برنامج الإجتماع ( Agenda ) وعضو ثالث يكون مسؤول عن تدوين القرارات.أثناء الإجتماع:١- خلق المناخ الصحي الذي يجعل جميع الأعضاء يشعرون بالثقة. فمن المهم خلق بيئة اجتماع صحية يستطيع الأعضاء من خلالها مهما كانت وظائفهم ومسؤولياتهم، أن يُبدوا أرائهم بكل أريحية.٢- عدم استفراد المدير أو قائد الإجتماع بالرأي. يجب أن يحرص المدير على أن يراعي عند عرض المشكلة عدم الإفصاح عن رأيه في البداية لأن هذا من شأنه أن يؤثر على آراء بقية الأعضاء. فالأفضل أن ينتظر المدير جميع الأعضاء حتى يُبدوا أرائهم ومن ثم يقوم هو بإبداء رأيه لكي يضمن عدم تأثر بقية الأعضاء برأيه.٣- تشجيع جميع الأعضاء على المشاركة: شجّع المشاركين على النقاش والحوار في مواضيع جدول الأعمال وعلى تقديم ارائهم ومقترحاتهم. كما يجب على قائد الإجتماع كسر الحواجز بين جميع الأعضاء. ويجدر الإشاره هنا أن المدير ينبغي أن يكون آخر المناقشين لكي يضمن خلق جو صحي لجميع الأعضاء لإبداء أرائهم بكل طُمأنينة.٤- تقدير جميع الآراء والإقتراحات وعدم احتقار أي فكرة أو رأي. يجب على المدير والأعضاء الإبتعاد عن الإنتقادات والتعليقات السلبية التي من شأنها أن تخلق جو من التوتر أثناء الإجتماع. كما يجدر الإشاره هنا الى أن الإنتقاد لابد أن يكون موجه للفكرة وليس لصاحب الفكرة، فهناك فرقٌ كبير بينهما. فإنتقاد الفكرة حق مشروع للجميع، لكن انتقاد صاحب الفكرة من شأنه أن يخلق جو من المُشاحنات بين الأعضاء.٥- تدوين جميع القرارات التي تم اتخاذها أثناء الإجتماع ليسهل متابعة تنفيذها بعد الإجتماعمابعد الإجتماع١- الترتيب للإجتماع القادم اذا كان لابد من عقد اجتماع اخر.٢- متابعة تنفيذ وتطبيق القرارات التي تم اتخاذها اثناء الإجتماع.إن من شأن هذه الخطوات أن تُساهم في زيادة فاعلية الإجتماعات و الخروج بنتائج أكثر إيجابية.بقلم أ. محسن الزهرانيTwitter: @AlzahraniMohsen
