ضوابط وأسس التوثيق في منظمات العمل
تعريف التوثيق
وثَّق في اللغة : وثُق الشَّيءُ قوِيَ وثبت وصار مُحكمًا.
وثَّق العَقْدَ ونحوَه: سجّله بالطَّريقة القانونيَّة فكان موضِع ثِقَة.
والتوثيق الوظيفي اصطلاحا:
كل مايسجل بأي وسيلة ويحفظ لإحصاء أداء المنظمة ويبرز منجزاتها.
.
مجالات التوثيق :
أعمال المنظمة ومنجزاتها ،وأداء الموظف وانتظامه وسجل نموه المهني ، وإنجازاته وضبطها وفق الدليل التنظيمي.
.
أهمية التوثيق :
١- يقدم تغذية راجعة لسير العمل وانتظام الموظفين.
٢- مرجع أساسي في تقييم الأداء الوظيفي.
٣- يقدم سجلاً لنمو الموظفين مهنياً ومدى حاجاتهم للتطوير.
٤- يبين مؤهلات كل موظف وخبراته التراكمية.
٥- يلجأ إليه لتطبيق العقاب الإداري على الموظف وفق التدرج الوارد في النظام بعد استنفاذ الأساليب الوقائية.
٦- يبرز منجزات الموظف ومبادراته الفردية والجماعية.
٧- يسهم التوثيق في سهولة الترشيح للترقية أو للانتداب أو للعمل الإضافي أو في التكليف.
٨- يقدم خبرة إدارية للقائد الجديد عن أداء المنظمة.
٩- يعطي للموظف الحق في التكريم على الإنجاز .
١٠- يحمي المنظمة عند الادعاء عليها لدى المحاكم.
١١- يقدم اثباتاً لتفاصيل إجراءات معالجة مشكلات المنظمة الادارية والفنية وماتم حيالها.
١٢- يسهم في بناء الخطط بأنواعها.
١٣- يستعان بمجموع التوثيق في كتابة التقارير الشهرية أو السنوية.
.
أخطاء التوثيق :
١- الاعتماد على الذاكرة ونسيان التوثيق الفوري من قبل الموظف وقيادته.
٢- اهمال أسس وأركان التوثيق وفق القانون الاداري المعتمد على الأدلة والقرائن المضبوط بالختم الرسمي والتوقيع من صاحب الصلاحية.
٣-تسجيل الآراء وليس الحقائق والمنجزات المثبتة بالشواهد.
٤- الاعتماد على الأهواء والظنون وحظوظ النفس في تفسير السلوك .
٥- ضعف تخزين وحفظ السجلات والوثائق .
٦- سوء تطبيق معايير التوثيق وأسسه القانونية.
٧- ضعف كفاءة بعض الاداريين ممن يقومون بالتوثيق العام والخاص.
.
أ.عبدالله الحميضي
تربوي متقاعد – تعليم الرياض
@A_A_h904
@A_A_h904
