ضوابط وأسس التوثيق في منظمات العمل

‏وثَّق في اللغة : وثُق الشَّيءُ قوِيَ وثبت وصار مُحكمًا.

‏وثَّق العَقْدَ ونحوَه: سجّله بالطَّريقة القانونيَّة فكان موضِع ثِقَة.

‏والتوثيق الوظيفي اصطلاحا:

‏كل مايسجل بأي وسيلة ويحفظ لإحصاء أداء المنظمة ويبرز منجزاتها.

.

‏مجالات التوثيق :

‏أعمال المنظمة ومنجزاتها ،وأداء الموظف وانتظامه وسجل نموه المهني ، وإنجازاته وضبطها وفق الدليل التنظيمي.

.

‏أهمية التوثيق  :

‏١- يقدم تغذية راجعة لسير العمل وانتظام الموظفين.

‏٢- مرجع أساسي في تقييم الأداء الوظيفي.

‏٣- يقدم سجلاً لنمو الموظفين مهنياً ومدى حاجاتهم للتطوير.

‏٤- يبين مؤهلات كل موظف وخبراته التراكمية.

‏٥- يلجأ إليه لتطبيق العقاب الإداري على الموظف وفق التدرج الوارد في النظام بعد استنفاذ الأساليب الوقائية.

‏٦- يبرز منجزات الموظف ومبادراته الفردية والجماعية.

‏٧- يسهم التوثيق في سهولة الترشيح للترقية أو للانتداب أو للعمل الإضافي أو في التكليف.

‏٨- يقدم خبرة إدارية للقائد الجديد عن أداء المنظمة.

‏٩- يعطي للموظف الحق في التكريم على الإنجاز .

‏١٠- يحمي المنظمة عند الادعاء عليها لدى المحاكم.

‏١١- يقدم اثباتاً لتفاصيل إجراءات معالجة مشكلات المنظمة الادارية والفنية وماتم حيالها.

‏١٢- يسهم في بناء الخطط بأنواعها.

‏١٣- يستعان بمجموع التوثيق في كتابة التقارير الشهرية أو السنوية.

.

‏١- الاعتماد على الذاكرة ونسيان التوثيق الفوري من قبل الموظف وقيادته.

‏٢- اهمال أسس وأركان التوثيق وفق القانون الاداري المعتمد على الأدلة والقرائن المضبوط بالختم الرسمي والتوقيع من صاحب الصلاحية.

‏٣-تسجيل الآراء وليس الحقائق والمنجزات المثبتة بالشواهد.

‏٤- الاعتماد على الأهواء والظنون وحظوظ النفس في تفسير السلوك .

‏٥- ضعف تخزين وحفظ السجلات والوثائق .

‏٦- سوء تطبيق معايير التوثيق وأسسه القانونية.

‏٧- ضعف كفاءة بعض الاداريين ممن يقومون بالتوثيق العام والخاص.

.

تربوي متقاعد – تعليم الرياض
@A_A_h904