ضوابط وأسس التوثيق في منظمات العمل

تعريف التوثيق
‏وثَّق في اللغة : وثُق الشَّيءُ قوِيَ وثبت وصار مُحكمًا.
‏وثَّق العَقْدَ ونحوَه: سجّله بالطَّريقة القانونيَّة فكان موضِع ثِقَة.
‏والتوثيق الوظيفي اصطلاحا:
‏كل مايسجل بأي وسيلة ويحفظ لإحصاء أداء المنظمة ويبرز منجزاتها.
.
مجالات التوثيق :
‏أعمال المنظمة ومنجزاتها ،وأداء الموظف وانتظامه وسجل نموه المهني ، وإنجازاته وضبطها وفق الدليل التنظيمي.
.
أهمية التوثيق  :
‏١- يقدم تغذية راجعة لسير العمل وانتظام الموظفين.
‏٢- مرجع أساسي في تقييم الأداء الوظيفي.
‏٣- يقدم سجلاً لنمو الموظفين مهنياً ومدى حاجاتهم للتطوير.
‏٤- يبين مؤهلات كل موظف وخبراته التراكمية.
‏٥- يلجأ إليه لتطبيق العقاب الإداري على الموظف وفق التدرج الوارد في النظام بعد استنفاذ الأساليب الوقائية.
‏٦- يبرز منجزات الموظف ومبادراته الفردية والجماعية.
‏٧- يسهم التوثيق في سهولة الترشيح للترقية أو للانتداب أو للعمل الإضافي أو في التكليف.
‏٨- يقدم خبرة إدارية للقائد الجديد عن أداء المنظمة.
‏٩- يعطي للموظف الحق في التكريم على الإنجاز .
‏١٠- يحمي المنظمة عند الادعاء عليها لدى المحاكم.
‏١١- يقدم اثباتاً لتفاصيل إجراءات معالجة مشكلات المنظمة الادارية والفنية وماتم حيالها.
‏١٢- يسهم في بناء الخطط بأنواعها.
‏١٣- يستعان بمجموع التوثيق في كتابة التقارير الشهرية أو السنوية.
.
‏أخطاء التوثيق :
‏١- الاعتماد على الذاكرة ونسيان التوثيق الفوري من قبل الموظف وقيادته.
‏٢- اهمال أسس وأركان التوثيق وفق القانون الاداري المعتمد على الأدلة والقرائن المضبوط بالختم الرسمي والتوقيع من صاحب الصلاحية.
‏٣-تسجيل الآراء وليس الحقائق والمنجزات المثبتة بالشواهد.
‏٤- الاعتماد على الأهواء والظنون وحظوظ النفس في تفسير السلوك .
‏٥- ضعف تخزين وحفظ السجلات والوثائق .
‏٦- سوء تطبيق معايير التوثيق وأسسه القانونية.
‏٧- ضعف كفاءة بعض الاداريين ممن يقومون بالتوثيق العام والخاص.
.
‏أ.عبدالله الحميضي
تربوي متقاعد – تعليم الرياض
@A_A_h904
شاركها
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

جار التحميل...