إدارة الإجتماعات

 

‏تُشكّل الإجتماعات جُزءاً أساسياً من حياتنا سواءً اليومية أو شبه اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية.

‏و من المُستحيل أن نجد منشآت عمل دون إجتماعات لما لذلك من الأثر الفعّال لها ولنتائجها.

‏و طبعاً الإجتماعات تكون في أغلب حياتنا سواءً بالمنزل أو بالمدرسة أو بالكلية أو بالحي أو بالمسجد أو بمكان العمل وخلافه ويُشارك بها العديد من الأفراد ، فإدارة أي شيء تعني وجود الإجتماعات.

‏و يتوقف نجاح العمل على أغلب هذه الإجتماعات فقد عاش الإنسان منذ وجوده في جماعات لما لذلك من قضاء لمصالحه وحماية لنفسه وإشباعاً لحاجاته ومطالبه الاجتماعية والنفسية وغيره.

‏قال تعالى في كتابه العزيز : (( وأمرهم شـورى بينهم )) سورة الشورى الآية رقم 38.

‏و فُسّرت هذه الآية الكريمة بأنّهم لا يُبرمون أمراً حتى يجتمعوا ويتشاورون به ويتساعدون بآرائهم ليصلوا إلى الحل أو الطريقة المُناسبة.

‏و كذلك لمّا حظرت الوفاة الخليفة عمر بن الخطاب رضي الله عنه حين تمّ طعنه ، جعل الأمر بعده شـورى في سـتة رجال وهُم : عثمان بن عفان و علي بن أبي طالب و طلحة و الزبير وسعد وعبدالرحمن بن عوف رضي الله عنهم أجمعين ، فاجتمع رأي الصحابة كلّهم على تقديم عثمان بن عفان عليهم ، رضي الله عليهم.

‏و لا شك بأنّ وجود هذه الإجتماعات يُساعد على تبادل المعلومات والخبرات وطرح المشاكل ووضع الحلول لها وتصحيحها وهُنا يظهر روح العمل الجماعي الذي لا غنى عنه.

‏فالإجتماعات هي عبارة عن إجتماع أكثر من فرد في مكان مُعيّن للتشاور وتبادل الرأي بموضوع مُعيّن.

‏ومن فوائد هذه الإجتماعات :

‏1. تقارب وجهات النظر والأفكار والآراء للوصول إلى رأي واحد.

‏2. تحقيق الأهداف لأنّه تمّ إتخاذها بشكل جماعي.

‏3. حل المشاكل التي تواجهنا في العمل.

‏و عـادةً إدارة الإجتماعات تنقسم إلى ثلاثة مراحل وهي :

‏1- مرحلة ما قبل إنعقاد الإجتماع : بتحديد الهدف من الإجتماع وتحديد من سيحظر الإجتماع وإعداد جدول بأعمال الإجتماع وإختيار وتحديد مكان الإجتماع.

‏2- مرحلة أثناء إنعقاد الإجتماع : وهي المُناقشات والأمور التي يتم طرحها وتداولها ولا يخلو الأمر من وجود العضو المُتكبّر والعضو سريع الرّد والعضو المُعترض والعضو الثرثار والعضو المُشاغب والعضو الهادئ والعضو المُتعصّب والعضو الذي يرغب لالمساعدة وخلافه ويجب تدوين كل كلمة يتم طرحها خلال الإجتماع.

‏3- مرحلة ما بعد إنعقاد الإجتماع : والتي يتم فيها توثيق ما دار خلال الإجتماع ومن حظر ومن لم يحظر والنتيجة النهائية التوصيات لهذا الإجتماع وتوزيعها على الأعضاء وتحديد موعد ومكان للإجتماع القادم.

‏و يُمكن أن نلجأ إلى هذه الإجتماعات بالطُرق التالية :

‏1- إجتماعات دورية روتينية وعادةً ما تكون أسبوعية أو شهرية أو سنوية.

‏2- إجتماعات غير دورية تتمثّل بالتالي :

‏- إجتماعات لكي يتم تبادل المعلومات بين الأشخاص ممّا يوفّر الوقت والجهد.

‏- إجتماعات لإتّخاذ القرارات في قضية ما أو عدّة قضايا.

‏- إجتماعات البحوث والدراسات.

‏- إجتماعات طارئة لأمور غير متوقعة أو غير مخطّط لها وقعت.

‏- إجتماعات شكلية للإحتفالات وهي غير منتجة.

‏- إجتماعات علمية تعليمية بتعلّم العلوم والمعرفة.

‏- إجتماعات إعلامية لإيصال المعلومات إلى الأشخاص بأكبر قدر ممكن وعادةً ما يكون هناك مجال لتلقي الاسئلة والإجابة عليها.

‏- إجتماعات يتم عقدها من أجل المناقشات وتبادل الأفكار والآراء بموضوع معيّن.

‏- إجتماعات يتم عقدها من أجل وضع الأهداف قصيرة الأجل يكون مخطط لها مسبقاً.

‏- إجتماعات يتم عقدها بهدف التفاوض حول قضية أو أمر ما بغرض الإقناع والحفظ على المصالح القائمة، أو الحصول على منفعة جديدة.

‏- إجتماعات تقويم الأداء لإبلاغ فرد أو بعض الأفراد بأدائهم بالعمل.

‏و هناك أسباب عديدة تُبرّر إنعقاد الإجتماعات وهي مثلاً :

‏1ـ اتخاذ أفضل القرارات.

‏2- الإتصال الفعّال بين جميع الأطراف المشتركة بسرعة ودقّة.

‏3- القُدرة على الابتكار.

‏4- تشكيل فرق ينجم عنها تكوّن العلاقات.

‏5- وسيلة فعّالة للتشاور ومشاهدة عدد من الأشخاص.

‏6- استقبال أطراف جديدة تُمهّد لإقامة علاقة عمل مع أخرين.

‏لذا فإنّ الإجتماعات الفعّالة هي التي تُحقق الأهداف المرجوّة منها في أقل وقت مُمكن وبرضى غالبية الأعضاء.

‏فالإجتماعات تُعتبر وسيلة فعّالة ومُهمّة للمشاركة الجماعية وعن طريقها يتم تبادل وجهات النظر والإستفادة من خبرات الآخرين ، كما أنّها وسيلة للتقريب بين وجهات النظر وتوصيل المعلومات بين الأفراد والدراسة العلمية للموضوعات المطروحة للمناقشة.

‏و عليه فإنّ الإجتماعات تُعدّ من أكثر وسائل الإتصال أهميّة ، وتأتي أهميتها في دورها الحيوي كوسيلة إتصال فعّالة في حياة الشعوب سواءً على مستوى الأفراد أو على مستوى التنظيمات.

‏ختاماً : ينبغي قبل عقد أي إجتماع أن يكون هنالك أسباب جوهرية ومُقنعة لعقد هذا الإجتماع ، وإلا سيصبح هذا الإجتماع مضيعة للوقت والجُهد والمال.

‏عبدالقـادر بن محمّد الفـهّاد

@ALFAHHAD1399

 

‏مدير إدارة الموارد البشرية والشؤون الإدارية

 

شاركها
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

جار التحميل...